La gestión de las vacaciones es una tarea que requiere tiempo y planificación. Gracias a la evolución de programas y software contamos con herramientas específicas que nos permiten llevar a cabo esta tarea de manera ágil y sencilla.
Si hay una fecha señalada en el calendario tanto por trabajadores como por empresarios son los períodos de vacaciones. Una época del año que no nos quitamos de la cabeza y que planificamos con bastante antelación. Si a nivel personal ya supone todo un proceso de gestión desafiante, esta acción se magnifica en los departamentos de Recursos Humanos donde tienen que gestionar los días libres de todos sus empleados.
Y es que, uno de los grandes retos a los que siempre se han enfrentado los responsables de los departamentos de Recursos Humanos de las empresas, grandes o pequeñas, es la gestión de los días libres y las vacaciones. Los períodos vacacionales son un derecho y una obligación de los trabajadores, su duración viene determinada por su contrato o el convenio colectivo que se aplique en cada profesión, además de tener en cuenta y determinar el orden de prioridad de cada empleado. Por norma general, todos los trabajadores a tiempo completo tienen derecho a disfrutar de 30 días naturales por año trabajado.
Su planificación debe llevarse a cabo con bastante antelación ya que las empresas intentan evitar a toda costa que los periodos vacacionales entre trabajadores se solapen y prevenir los posibles perjuicios que pueden ocasionar las ausencias de sus empleados en el efectivo funcionamiento de la empresa. Siempre teniendo en cuentas las necesidades de cada equipo o departamento en cada época del año.
En una sociedad digital cada vez más arraigada, en la que cualquier persona crea o colabora en un blog, escribe en redes sociales y genera impactos de comunicación constantes e inmediatos, resulta curioso que todavía se dependa del papel y de las herramientas no específicas para gestionar el calendario de vacaciones y ausencias, existiendo soluciones que simplifican al máximo esta labor.
Gracias a las nuevas tecnologías y el desarrollo de software específicos en esta materia, la labor de la gestión de los períodos vacacionales se ha convertido en una tarea más cómoda, sencilla y eficiente. Entre las ventajas de usar un software para la automatización de las vacaciones podemos encontrar las siguientes:
- Reduce el tiempo que dedicas a la gestión de vacaciones: se establece un canal de comunicación directa entre los trabajadores y el departamento de RRHH. Ofreciendo información instantánea entre ambas partes, optimizando la gestión del tiempo.
- Consulta un calendario de vacaciones que se crea automáticamente: toda la información está a la vista de forma inmediata y, normalmente, con un diseño muy visual y fácil de interpretar. Ayudando a la transparencia y evitando errores y conflictos.
- Recibe todas las solicitudes de los trabajadores a través de una única plataforma: algunas aplicaciones te permiten solicitar las vacaciones desde cualquier lugar y momento, sin necesidad de tener que pasar por el proceso de consultar directamente con los responsables de Recursos Humanos. Además, la empresa puede llevar un registro actualizado y completo de las vacaciones y ausencias de todos sus empleados, evitando así la coincidencia de períodos vacacionales entre empleados, para una mejor gestión de las ausencias.
- Automatiza el proceso de aprobación de vacaciones entre los responsables de los departamentos y los de Recursos Humanos: el uso de un software de autogestión de vacaciones permite a cada empleado planificar y solicitar sus días libres y simplemente esperar la aprobación de su supervisor. Agilizando los trámites con notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones. Incluso se pueden fijar alertas ante determinadas situaciones, por ejemplo, cuando un trabajador llega al límite de sus días de descanso. Estos avisos permiten reducir el margen de error por olvidos o confusiones por los días pendientes de disfrutar por parte del empleado.
- Posibilidad de ofrecer un portal del empleado en el que los trabajadores podrán consultar fácilmente el número de días de vacaciones no disfrutadas: la implantación de esta herramienta en las empresas permite la descentralización de tareas del departamento de RRHH, haciendo participes a los empleados en los procesos administrativos. Desde aquí se pueden gestionar solicitudes, permisos, consultas y descargas de hoja de salario, además de actualizar los datos de los empleados.
Estas nuevas herramientas 100% digitales han conseguido que esta tarea que recae en las manos de los responsables de los departamentos de Recursos Humanos se lleve a cabo de manera más ágil tanto para empleados como empleadores. La única desventaja que podemos encontrar es que supone un pequeño coste adicional para la empresa, que en cualquier caso puede verse beneficiado por la optimización de los recursos y el tiempo que antes empleaban en la gestión de las vacaciones.
Por lo tanto, el uso de un software permite una mejor planificación, la transparencia de las vacaciones y también una mejora en términos de gestión de las ausencias. Los programas de gestión de vacaciones consiguen una rapidez y facilidad de uso que hace que el resto de las soluciones queden muy atrás y hagan mucho más conveniente disfrutar de un software que ayude a que las peticiones de vacaciones y su gestión por parte de la empresa sea mucho más sencilla y eficaz.